ARQUEO DE CAJA BANCOS

ARQUEO DE CAJA BANCOS

1. Definiciones -

• Arqueo de caja: Es un procedimiento que permite el análisis de las transacciones en relación al efectivo recibido por la empresa durante un período de tiempo determinado, con la finalidad de comprobar la contabilización correcta del efectivo recibido.

• Valores negociables: Representa al equivalente del efectivo, tales como instrumentos, documentos o título valor, que pueden convertirse fácilmente en efectivo, ejemplo: letras de cambio, factura comercial negociable, etc

2. Políticas y procedimientos

2.1. De las políticas contables La gerencia de la empresa deberá establecer las políticas contables referidas a la custodia del efectivo, en la cual se incluirán a las áreas pertinentes, tales como Ventas, Cobranzas, Tesorería y Contabilidad.

• Se deberá identificar a los responsables de la custodia del efectivo y equivalentes de efectivo, es decir, a las jefaturas que tendrán a cargo el resguardo del efectivo.
• Se establecerán las autorizaciones de los egresos de efectivo por parte de los responsables (incluye las formas, condiciones, importes máximos, aspectos impositivos tributarios tales como bancarización, régimen de retenciones del IGV, sistema de detracciones, entre otros).
• Plazos de custodia del efectivo y procedimientos de trasferencias a un medio más seguro (bóveda, cuentas corrientes o de ahorros, etc.)
• Desarrollar un flujograma, identificando áreas, personas responsables, hecho económico que genere la recepción de efectivo, en relación a las actividades que desarrolle la empresa. La gerencia deberá identificar plenamente el área o persona que llevará a cabo la revisión de los controles internos diseñados para la custodia del efectivo, el mismo que hará las veces de Auditor (Contraloría), el mismo que practicará los arqueos de caja de manera progresiva y permanente a las áreas involucradas.

2.2. De los procedimientos de arqueos de caja Los procedimientos para la realización de arqueos de caja son los siguientes:

• Los arqueos son programados por la jefatura asignada por la gerencia, estos pueden desarrollarse ordinariamente (mensual) y extraordinariamente (sorpresivo y selectivo).
• Los arqueos deben ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos y/o documentos materia de arqueo.
• Una vez culminado el arqueo a las cajas de la empresa, se deberá levantar un acta en el cual se consignará la conformidad o disconformidad del arqueo, debiendo ser suscrita por el encargado de la caja y por la persona que haya realizado el arqueo.
• Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos deberán ser comunicadas por escrito a las gerencias respectivas, con la finalidad de adoptar medidas correctivas.

2.3. Del ámbito de aplicación y elementos de arqueo :

• El ámbito de aplicación de los arqueos implica a los fondos en caja central o general (según la denominación que la entidad haya adoptado), documentación en custodia (valores negociables), documentos en garantía.

• Los elementos de arqueo son:Efectivo y equivalentes de efectivo (cheques, depósitos, etc.),Recibos de ingreso de caja, Recibos de egreso de caja, Valores negociables (letras, facturas negociables), Cheques en cartera - Cartas fianzas, Últimos depósitos efectuados a las cuentas financieras de la empresa - Chequeras (identificando en el rango del período a examinar el primer cheque emitido y el último cheque emitido) - Última transferencia bancaria realizada por la empresa. - Documentación de entregas a rendir, viáticos, etc. Vales provisionales entregados, Comprobantes de pago cancelados

EL CIRCUITO ECONOMICO SIMPLIFICADO Y SU FUNCIONAMIENTO

El circuito económico simplificado y su funcionamiento

Las familias necesitan ganar ingresos, para lo cual venden su trabajo a las empresas y al Gobierno. También necesitan satisfacer sus necesidades, para lo cual deben adquirir bienes y servicios que compran a las empresas. Además, deben pagar impuestos al Gobierno a cambio de los servicios que este presta. Por otra parte, las familias (algunas de ellas), son dueñas de las empresas, y reciben las utilidades (o pagan las pérdidas) que las empresas generen.
Por su parte, las empresas necesitan comprar trabajo a las familias para poder producir, a la vez que venden sus productos a estas y al Gobierno. Al igual que las familias, pagan impuestos al Gobierno a cambio de los servicios que este proporciona. Las utilidades que obtengan como resultado de sus ingresos por ventas menos sus costos, luego de pagar los impuestos, las entregan a sus dueños, algunas familias.
También hay ventas entre empresas, ya que ellas necesitarán los productos de otras para usarlos como materia prima en su producción. Estos bienes que se utilizan en la producción de otros bienes no son bienes finales. Por ejemplo, una panadería comprará a otras empresas la harina que necesita para fabricar el pan, la energía que requiere para hacer funcionar los hornos, la levadura, el agua, etc. Como el precio del pan, que es un bien final si es consumido y no utilizado para producir otros bienes, ya incluye el valor de la harina, la energía, la levadura y otros ingredientes utilizados, el valor de estos bienes ya incluidos en el valor de la harina no debe considerarse de nuevo. Naturalmente, esto se aplica a todas las ventas entre empresas de productos que no sean productos finales.
No se aplica a aquellas ventas entre empresas de productos que sean productos finales, como la maquinaria, que no se consume de inmediato en la producción de otros bienes. Esto se debe a que el valor de la maquinaria no está incluido en su totalidad en el costo de los productos que elaboran las empresas ya que la maquinaria no se consume totalmente al producir cada bien; dichos costos solo incluyen el valor del servicio proporcionado por la maquinaria en la producción del bien en cuestión.
Finalmente, el Gobierno compra trabajo de las familias y productos de las empresas, con lo que provee servicios como defensa de las fronteras, policía, justicia, obras públicas, educación, etc. Financia sus gastos con los impuestos que recibe de las familias y empresas.
Talvez lo más importante que provee el Gobierno sean las reglas del juego, es decir, las normas por las que se regirán todos los agentes económicos en su conducta. El Congreso Nacional, o Poder Legislativo, define dichas normas, las más importantes de las cuales se encuentran en la Constitución Política del Estado. Esa es la tarea de los Congresistas. El Poder Ejecutivo se preocupa de que las decisiones del Congreso se pongan en práctica, tarea que corresponde al Presidente de la República, a los Ministros y a todas las instituciones del Gobierno. Por su parte, el Poder Judicial se preocupa de determinar las transgresiones de dichas normas y aplicar las penalidades a los transgresores; esta tarea corresponde a los Tribunales de Justicia, encabezados por la Corte Suprema de Justicia.
Los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial son los Poderes del Estado.

             

• 
  

Transformando la Auditoría Interna a través del Análisis de Datos

Ante los constantes cambios en el entorno empresarial junto con la creciente exigencia de supervisión por parte de organismos reguladores y la sociedad en su conjunto; es necesario que los departamentos de Auditoría Interna (AI) desarrollen un conocimiento más amplio, con soluciones en relación a un enfoque integral de riesgos, cumplimiento y transparencia; enriqueciendo de esta manera su propuesta de valor, evaluando y analizando una gran cantidad de datos para identificar patrones, tendencias y comportamientos anormales y/o inusuales.
A nivel global y local, se vienen presentando ciertas tendencias que están transformando la función de AI:

• Mayor presión sobre los equipos de AI para que se audite con mayor precisión las actividades empresariales y se desarrolle una postura informada ante sus riesgos
• Incremento en las expectativas regulatorias para monitorear las actividades de las empresas
• Crecimiento exponencial de la información generada en las empresas y madurez de las tecnologías existentes para analizarla
• Requerimientos de ahorro y eficiencia en los procesos de gestión de riesgos y cumplimiento por parte de la Alta Dirección
• Obligación de innovar ante presiones competitivas y utilización de nuevas tecnologías

Frente a dichas tendencias, los auditores internos tienen la oportunidad de liderar la respuesta a esta nueva realidad empresarial y posicionarse como impulsadores del cambio organizacional.
A pesar de que la demanda de servicios de analíticos en AI es alta, algunas investigaciones indican que cambiar a un método de auditoría que se base en datos ha demostrado ser desafiante para las empresas, que tal vez no tienen los recursos suficientes, especializados ni las capacidades necesarias para transformar procesos o mentalidades muy arraigadas.
De acuerdo con Estudios de la Profesión de Auditoría Interna de los años 2015 y 2016 elaborado por PwC, la creciente confianza en “Big Data” y el análisis empresarial deben ser el principal punto de enfoque de la AI en los próximos años, en opinión de los Directores y profesionales de AI que fueron entrevistados.
Por otro lado, para aumentar la madurez del análisis de los datos, los departamentos de AI deben construir un conjunto de habilidades especializadas adecuado, adquirir la tecnología correcta e integrar el análisis de datos a lo largo del ciclo de vida del departamento de AI, lo que podría involucrar los siguientes cambios en su metodología: 

• Evaluación de riesgos:  Utilizar mapas interactivos para destacar los problemas críticos con base en información estadística
• Planeación/Delimitación:  Plantear objetivos claramente delimitados, utilizando indicadores clave de riesgo (KRIs) y/o desempeño (KPIs)
• Trabajo de campo:  Identificar transacciones atípicas utilizando un método basado en riesgos para reemplazar los procedimientos tradicionales de muestreo
• Reportes: Sustentar visualmente los resultados relacionados con el desempeño en comparación con los KPIs

Otro factor clave es desarrollar la función analítica de AI basada en tres servicios claves:

Este método debe contemplar el “data mining” y el análisis de datos estadísticos para respaldar las evaluaciones de riesgos en toda la organización, el desarrollo de pruebas integrales, evaluaciones del modelo de análisis y diseño de reportes personalizados, cuyos principales beneficios son los siguientes:

• Obtener conocimiento más profundo del negocio para ayudar en la inteligencia de la labor de revisión
• Reducción de costos existentes y futuros, a través de la automatización de procesos
• Pruebas integrales para la verificación de procesos y controles
• Identificación de anomalías y patrones de alto riesgo para lograr una mejor cobertura en la revisión
• Comunicación eficaz de aspectos y resultados importantes, a través de tableros de control dinámicos
• Funciones de AI que sean más relevantes para la empresa y los Comités de Auditoria

Como se puede observar, resulta sumamente importante considerar al análisis de datos como un punto crítico para la transformación de la función de AI, de esta manera se refuerza su presencia en la organización, así como su impacto en el negocio.  Recordemos lo dicho por W. Edwards Deming: “Sin datos eres sólo otra persona con una opinión”.