ARQUEO DE CAJA BANCOS

ARQUEO DE CAJA BANCOS

1. Definiciones -

• Arqueo de caja: Es un procedimiento que permite el análisis de las transacciones en relación al efectivo recibido por la empresa durante un período de tiempo determinado, con la finalidad de comprobar la contabilización correcta del efectivo recibido.

• Valores negociables: Representa al equivalente del efectivo, tales como instrumentos, documentos o título valor, que pueden convertirse fácilmente en efectivo, ejemplo: letras de cambio, factura comercial negociable, etc

2. Políticas y procedimientos

2.1. De las políticas contables La gerencia de la empresa deberá establecer las políticas contables referidas a la custodia del efectivo, en la cual se incluirán a las áreas pertinentes, tales como Ventas, Cobranzas, Tesorería y Contabilidad.

• Se deberá identificar a los responsables de la custodia del efectivo y equivalentes de efectivo, es decir, a las jefaturas que tendrán a cargo el resguardo del efectivo.
• Se establecerán las autorizaciones de los egresos de efectivo por parte de los responsables (incluye las formas, condiciones, importes máximos, aspectos impositivos tributarios tales como bancarización, régimen de retenciones del IGV, sistema de detracciones, entre otros).
• Plazos de custodia del efectivo y procedimientos de trasferencias a un medio más seguro (bóveda, cuentas corrientes o de ahorros, etc.)
• Desarrollar un flujograma, identificando áreas, personas responsables, hecho económico que genere la recepción de efectivo, en relación a las actividades que desarrolle la empresa. La gerencia deberá identificar plenamente el área o persona que llevará a cabo la revisión de los controles internos diseñados para la custodia del efectivo, el mismo que hará las veces de Auditor (Contraloría), el mismo que practicará los arqueos de caja de manera progresiva y permanente a las áreas involucradas.

2.2. De los procedimientos de arqueos de caja Los procedimientos para la realización de arqueos de caja son los siguientes:

• Los arqueos son programados por la jefatura asignada por la gerencia, estos pueden desarrollarse ordinariamente (mensual) y extraordinariamente (sorpresivo y selectivo).
• Los arqueos deben ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos y/o documentos materia de arqueo.
• Una vez culminado el arqueo a las cajas de la empresa, se deberá levantar un acta en el cual se consignará la conformidad o disconformidad del arqueo, debiendo ser suscrita por el encargado de la caja y por la persona que haya realizado el arqueo.
• Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos deberán ser comunicadas por escrito a las gerencias respectivas, con la finalidad de adoptar medidas correctivas.

2.3. Del ámbito de aplicación y elementos de arqueo :

• El ámbito de aplicación de los arqueos implica a los fondos en caja central o general (según la denominación que la entidad haya adoptado), documentación en custodia (valores negociables), documentos en garantía.

• Los elementos de arqueo son:Efectivo y equivalentes de efectivo (cheques, depósitos, etc.),Recibos de ingreso de caja, Recibos de egreso de caja, Valores negociables (letras, facturas negociables), Cheques en cartera - Cartas fianzas, Últimos depósitos efectuados a las cuentas financieras de la empresa - Chequeras (identificando en el rango del período a examinar el primer cheque emitido y el último cheque emitido) - Última transferencia bancaria realizada por la empresa. - Documentación de entregas a rendir, viáticos, etc. Vales provisionales entregados, Comprobantes de pago cancelados